Как записать и установить голосовое приветствие

Нудные гудки и молчание в трубке — это то, что оттолкнет потенциальных клиентов и партнеров. Гораздо приятнее, когда собеседник чувствует, что его не игнорируют, а в трубке звучит голосовое приветствие. Как создать его, какие слова подобрать, чтобы заинтересовать собеседник? Чей голос доставит удовольствие от прослушивания? Эти вопросы разберем в статье.

Типы голосовых приветствий

Кажется, что нет ничего сложного в том, чтобы придумать приветственную фразу. На самом деле, текст голосового приветствия нужно тщательно прорабатывать, чтобы оно было лаконичным и не раздражало. 

Нужно подобрать слова под поставленные задачи и голос, соответствующий роли. Основные виды сообщений:

Визитка. Формат подходит для тех клиентов, которые впервые обратились в компанию или хотят убедиться, что не ошиблись номером. Нужно добавить название фирмы и номера телефонов специалистов, чтобы позвонивший выбрал нужный.

Для выходных и праздничных дней. Цель такого голосового сообщения — довести информацию о рабочих днях и часах и сообщить, что сегодня сотрудники отдыхают.

Навигация. Функции частично совпадают с визиткой. Цель — обозначить номер телефона профильного специалиста/менеджера/оператора. Используется в крупных компаниях с развитой структурой отделов. 

Удержание клиента на линии. «Голос» предлагает подождать, когда освободится один из операторов/менеджеров. Обычно ожидание сопровождается приятной музыкой.

Некоторые владельцы компаний совмещают несколько вариантов в один. Например, можно включить в один текст сведения о рабочих часах и номерах специалистов. 

Как составить текст

Для привлечения внимания клиентов маркетологи добавляют компании отличительные черты: создают товарные знаки, логотипы. Это же касается и голосового приветствия. Когда потенциальный заказчик обзванивает несколько фирм с нужным товаром или услугой, в памяти останется необычный ответ, а не однообразное «Здравствуйте! Вас приветствует компания…». При составлении текста учитывается состав целевой аудитории, особенность товара или услуги, а также тип сообщения.

Визитка или основное меню. Традиционно текст состоит из приветствия «Здравствуйте! Вы позвонили в компанию…». Далее предлагается набрать номер менеджера или оператора. Вместо длинных номеров можно перейти на специалиста с помощью цифр 1,2,3. Иногда на этом этапе присоединяется голос робота с функцией распознавания речи, если подобная система установлена в компании.

Выходной или праздничный день. В данном тексте уместен юмор. Из короткого сообщения можно сделать целый сценарий, когда персонаж прокашливается, зевает, говорит о том, как прекрасно сегодня отдохнуть, а связаться с операторами можно в рабочие дни. «Голос» перечисляет время работы, часы обеденного перерыва и выходные дни.

Операторы заняты. Можно воспользоваться привычным «Перезвоните позже. В данный момент все операторы заняты». Такой ответ наверняка не останется в памяти. Но есть варианты, которые зацепят внимание, например, если создать видимость, что «Голос» пытается позвать специалистов по именам, но не получает ответа.

Иногда компании для оценки работы сотрудников просят оценить качество по десятибалльной шкале. Если прозвучит шаблонный текст, не у многих появится желание тратить свое время. Только шутка или необычная просьба остановит внимание.

Как записать голосовое приветствие для АТС

У крупных компаний или бизнеса с колл-центром есть собственные мини-АТС. Тексты для них мало отличаются от контента для одного телефона. Но здесь нужно учитывать тот момент, что «Голос» будут прослушивать как клиенты, так и деловые партнеры.

Нужно внести в тон больше официальности и лаконичности, но иногда стоит воспользоваться этими рекомендациями, чтобы сообщение отличалось от множества других:

• используйте дружелюбные тексты, отойдите от шаблонных фраз;

• уберите канцеляриты;

• не заставляйте выслушивать долгий монолог: идеальная длительность — 15-30 секунд;

• не допускайте повторов слов;

• включайте больше конкретики: номера телефонов, время ожидания оператора.

Как установить

Корпоративным центром связи в компаниях является мини-АТС. В большинстве моделей функция установлена изначально. Более старые аппараты содержат одну линию, современные — две. Но можно приобрести дополнительные платы, чтобы расширить количество каналов.

Функция голосового сообщения называется DISA. Ее неудобство в том, что после окончания текста происходит автоматическое подключение к номеру телефона специалиста. Но устройство можно перепрограммировать. Сделать это позволяют только современные модели.

Примеры нестандартных голосовых приветствий

Для придания веселых ноток нередко используются голоса известных персонажей мультипликационных и художественных фильмов. Частым «гостями» становятся:

• Лелик из «Бриллиантовой руки», например, «Але, Шеф».

• Товарищ Саахов с его «понимаешь» — «Але, сейчас не могу ответить, понимаешь, позже перезвоню».

• Волк из «Ну, погоди» — «Ну, Заяц, погоди, сейчас я занят, скоро перезвоню».

Если нужно сообщить о новогодних каникулах, уместным будет текст «Здравствуйте, сегодня мы отдыхаем и набираемся сил, чего и вам советуем. Перезвоните…»

Коротко о главном

Голосовое сообщение — возможность приветствовать клиента до того, пока сотрудник возьмет трубку. Оно подходит для рабочих и выходных дней. Нужно подбирать текст в соответствии со спецификой деятельности компании и целевой аудитории. Запись и настройку лучше доверить специалистам. Они профессионально составят текст, подберут подходящий голос и настроят сообщение, исходя из их потребностей компании и типа АТС.