PERT (диаграмма)

Когда вы запускаете масштабный и сложный проект, трудно оценить, сколько времени уйдет на его реализацию. Иногда кажется, что все удастся сделать быстро, но на практике решать промежуточные задачи порой приходится дольше, чем ожидалось. В результате срываются дедлайны и проект затягивается на неопределенный срок.

Чтобы этого избежать, нужно использовать специальные инструменты планирования — например, метод PERT. C его помощью можно построить диаграмму, которая поможет наглядно представить будущий проект со всеми его составляющими и временными рамками. В статье расскажем, как правильно использовать этот инструмент и как он помогает завершать проекты в срок.

Что такое метод PERT

Метод PERT (Program Evaluation and Review Technique, то есть «техника анализа и оценки программ») — это инструмент планирования, который помогает осознанно выстроить последовательность всех задач в рамках проекта, а также определить сроки выполнения каждого этапа и всего проекта в целом. Результат анализа представляют в виде диаграммы PERT.

Она помогает:

• Заранее выстроить хронологию проекта. Диаграмма позволяет разбить проект на отдельные задачи и определить их последовательность. Например, вы хотите открыть магазин. Значит, сначала надо найти помещение, затем закупить оборудование, затем найти поставщиков и так далее.
• Определить связанные задачи, которые напрямую влияют друг на друга. Например, новому магазину нужен персонал. А чтобы подобрать подходящих работников, сначала нужно найти HR-агентство и заключить с ним договор. Это связанные задачи.
• Обозначить сроки для каждого этапа. Например, на поиск помещения отводим три недели, на закупку оборудования — две (как вычислить эти сроки с помощью метода PERT, расскажем далее).

Составные элементы диаграммы

Есть три основных составных элемента диаграммы PERT:

1. Задачи (операции): обозначаются узлами (обычно кругами или прямоугольниками) на диаграмме.
2. Связи между задачами: показываются стрелками, которые указывают последовательность выполнения задач.
3. Оценка времени: для каждой задачи на схеме обозначается время на ее выполнение.

В итоге получается карта проекта, на которой он наглядно виден целиком, со всеми этапами и ориентировочными сроками.

Как построить PERT-диаграмму

Рассмотрим построение диаграммы PERT на примере проекта запуска сайта компании (упрощенно).

Шаг 1. Определить задачи

На этом этапе нужно составить полный список всех задач проекта. Для этого нужно разложить проект на отдельные элементы. В нашем случае это будут такие задачи, как «разработать структуру сайта», «создать контент», «сверстать сайт» и так далее, до запуска готового сайта.

Если же говорить о серьезном, а не упрощенном примере, то собрать данные обо всех задачах масштабного проекта в крупной компании может быть непросто. Для этого нужно подключить сотрудников всех департаментов, которые в нем участвуют. На этом этапе очень важно, чтобы в компании было удобное средство внутренней коммуникации — например, бизнес-коммуникатор Mango Talker. Это корпоративный мессенджер, который интегрирован с виртуальной АТС.

Mango Talker позволяет:

• принимать и совершать звонки с любого устройства: телефона, смартфона, PC;
• поддерживает групповые и индивидуальные чаты;
• синхронизируется с CRM и корпоративной адресной книгой;
• поддерживает отправку файлов размеров до 2 Гб;
• позволяет сотрудникам созваниваться между собой бесплатно из любой точки мира.

Такой мессенджер обеспечит мгновенный и легкий обмен информацией внутри компании.

Шаг 2. Установить связи задачами

На этом этапе нужно понять, в какой последовательности идут все задачи и как они связаны между собой.

Нужно выделить:

• Зависимые задачи: какие этапы нельзя начать выполнять, пока не закончим другие?
• Независимые задачи: какие этапы можно выполнять параллельно?

Например: сверстать сайт невозможно до разработки его структуры — это зависимые по отношению друг к другу задачи. Но создавать текстовый контент можно одновременно с разработкой дизайна — это независимые задачи.

Шаг 3. Определить дедлайны

Чтобы оценить, сколько времени уйдет на каждую задачу, сначала определите три переменных:

• Оценка оптимистического времени (O) — минимальное время, которое потребуется для решения задачи.
• Оценка наиболее вероятного времени (M) — время, которое кажется самым реалистичным.
• Оценка пессимистического времени (P) — максимальное время, которое может понадобиться.

Когда эти сроки определены, можно оценить примерный срок выполнения каждой задачи. Для этого используйте формулу: (O+4M+P) : 6.

Возьмем для примера задачу разработки дизайна сайта. (О), то есть минимальное время, за которое это можно сделать, определим как неделю. Самое вероятное время (М) — пара недель, то есть 14 дней. И последняя переменная (Р), то есть пессимистичный сценарий — разработка и согласование затягиваются на месяц (30 дней).

Вычисляем: (7 + 4 х 14 + 30) : 6 = 15,5. Значит, скорее всего, в 15 с половиной дней мы с этой задачей уложимся. Именно это значение берем для диаграммы.

Шаг 4. Построить диаграмму

Теперь можно визуализировать данные:

• Создайте узлы, каждый из которых представляет собой задачу. Связанные задачи нужно ставить последовательно, а не связанные могут идти параллельно.
• Соедините узлы стрелками, которые покажут связь и последовательность выполнения задач.
• Укажите расчетные временные значения для каждой задачи, полученные с помощью формулы.

Теперь можно найти на диаграмме критический путь. Это такая последовательность связанных задач, которая получается самой длинной на схеме. Она показывает минимальное время, которое уйдет на весь проект. На этом пути завершение каждой задачи будет критическим дедлайном: если один из них сорвется, это будет означать, что дата завершения проекта тоже автоматически сдвигается.

Пример готовой диаграммы

Построим диаграмму PERT для примера с запуском сайта, который мы приводили выше:

К примеру, здесь видно, что задачи «разработать дизайн» и «создать контент-план» не взаимозависимы — значит, их можно выполнять параллельно.

Критический путь на этой диаграмме выглядит так: разработать структуру — разработать дизайн — сверстать сайт — разместить и настроить сайт — загрузить контент — протестировать и запустить сайт. Значит, минимальный срок запуска сайта — это 15+15+10+20+5+10=75 дней, или примерно 2,5 месяца.

Сервисы для создания диаграммы PERT

Lucidchart. С помощью сервиса можно генерировать схемы автоматически с помощью ИИ и загруженных данных. Также можно самостоятельно нарисовать диаграмму с помощью интуитивно понятного интерфейса с готовыми блоками.

Taрифы: годовая лицензия от 6600 р., есть бесплатный тариф.

MindOnMap. Конструктор, где диаграмму PERT можно строить перетаскиванием блоков и стрелок. Есть онлайн-сервис и десктопная версия.

Taрифы: есть бесплатный тариф онлайн и бесплатная версия для загрузки, функционала которых вполне достаточно для построения диаграмм PERT.

Edraw Max. Мощное ПО для создания разных видов диаграмм и схем вплоть до сложных чертежей, профессиональный инструмент с облачным сервисом.

Taрифы: годовая лицензия от $89,95, оплата из России доступна.

• Трудоемкость. Собрать все данные для большого проекта, выделить задачи, систематизировать, оценить время, построить диаграмму — на все это уходит много времени и сил.
• Субъективность оценок времени. Прикидывать примерное время завершения каждого этапа приходится эмпирически, а это может привести к ошибкам из-за человеческого фактора.
• Низкая гибкость. Оценка PERT хорошо подходит для прогнозируемых и линейных процессов, но если проект может легко и сильно меняться по ходу выполнения, методика не сработает. Например, если в середине стройки мы вдруг решили достроить к дому веранду — заранее сделанная PERT оценка проекта потеряет свою силу.
• Узкая направленность. PERT ориентирован в первую очередь на временные параметры, а не на распределение ресурсов, поэтому никак не помогает в управлении бюджетом и распределении ответственности.

Как понять, подходит ли метод PERT вашей компании

Разберем основные факторы, от которых зависит, будет ли полезна оценка PERT компании.

Тип проектов в компании. Если ваши проекты сложные, включают множество взаимосвязанных задач и требуют строгого контроля над временными рамками, диаграмма PERT будет полезна. Например, она незаменима в строительстве, разработке ПО или научно-исследовательских работах. Если же проекты однотипные, рутинные и не требуют сложного анализа временных затрат, метод ПЕРТ не будет эффективен.

Например, строительная компания с долгосрочными проектами может извлечь выгоду из PERT, чтобы прогнозировать сроки строительства. Но для компании, которая занимается повседневной логистикой, PERT может быть избыточен.

Степень неопределенности сроков. Для новых проектов, сроки выполнения которых вы представляете довольно смутно, формула PERT будет полезна. А вот компаниям с цикличными и проверенными проектами она ни к чему. Например, стартапу разработчиков при создании своего первого ПО методика поможет, а вот интернет-магазину с давно налаженными процессами PERT не пригодится.

Главное о PERT

• Метод PERT помогает выстроить хронологию будущего проекта и оценить, сколько времени уйдет на его реализацию.
• Будущий проект представляют в виде наглядной диаграммы PERT, где видны все основные задачи, связи между ними и сроки их выполнения.
• Для построения диаграммы PERT можно воспользоваться специальными сервисами.
• Метод PERT эффективен для крупных проектов с неопределенными сроками, но четкой конечной целью.